Vidalina De Freitas
Universidad Simón Bolívar
“Un error en la práctica de la medicina puede poner en peligro una vida. Un error en la práctica de la política puede poner en peligro una generación. Más un error en la práctica de la enseñanza puede poner en peligro a miles de generaciones” Bendfeldt, 1994
1. INTRODUCCIÓN
El conocimiento no es nuevo, éste tiene sus antecedentes desde que el Hombre era primitivo. El Hombre utilizaba distintas estrategias para perfeccionar sus técnicas de cacería, vestimenta y cobijo. Estos aprendizajes o experiencias se fueron transfiriendo de generación en generación, incluyendo la sabiduría que adquiere cada persona, se transfiere y perfecciona.
Tratando de preservar y conservar el conocimiento, el Hombre comenzó a almacenarlo, dando inicio a la figura de Biblioteca, cuya finalidad era la de resguardar la información y distribuirla. La primera Biblioteca fue la de Alejandría, aunque fue destruida en dos episodios, el primero por el César y el otro, por fanatismo religioso (Vargas y León, 2016, p. 109).
Con la invención de la imprenta por Joannes Gens Heisch, “se desarrolló una nueva técnica de soporte y almacenamiento de la información que dio origen a una revolución del conocimiento” (Del Moral y otros, 2007, p. 4). Debido al crecimiento de información se desarrollaron nuevas técnicas de almacenamiento con “Base de Datos”, así fue posible el acceso a la información a través de las redes telemáticas.
En este sentido, se puede mencionar que de 1940 a 1960, se desarrollaron los computadores con limitaciones para almacenar y analizar cantidades de datos. Entre 1970 y 1980, hubo un crecimiento rápido de los Sistemas de información y una creciente inversión en las Tecnologías de Información. Para 1990, aparece el término Gestión del Conocimiento (GC) como una disciplina separada también y se producen avances técnicos en potencia de cálculo, menores costos y miniaturización. Después del año 2000 los administradores comienzan a aplicar la GC con énfasis estratégico, buscando ser competitivos (Geisler y Wickramasinghe, 2009).
Se evidencia cómo las organizaciones buscan de una u otra forma Gestionar el Conocimiento, procurando ser competitivas a partir de las fuerzas del entorno (Porter, 1991), sin embargo, Penrose (1959) y Barney (1991), a través de la teoría de recursos y capacidades, direccionaron el análisis de las causas del desempeño competitivo de las organizaciones hacia los factores internos que constituían los activos y habilidades que poseían las organizaciones. De allí la importancia que las Instituciones de Educación Superior, volteen la mirada a lo interno, a lo que le realmente les proporciona ventajas competitivas: el Conocimiento.
2. MARCO TEÓRICO
2.1. El Conocimiento
Un primer acercamiento al concepto de Conocimiento se logra cuando se tiene la certeza de diferenciar entre dato, información y conocimiento, conceptos que no son intercambiables. Diferenciar estos conceptos y tenerlos claro, puede ayudar al éxito o fracaso a la hora de Gestionar el Conocimiento, en virtud que la institución requiere saber qué necesitan, y qué es posible hacer o no con cada uno; comprender cuál es el significado de estos tres conceptos y cómo se llega de uno a otro, es base fundamental para que el trabajo basado en el conocimiento sea exitoso (Davenport, 2001, p. 1).
2.1.1. Dato
Un dato es un conjunto discreto de hechos objetivos sobre eventos. Es una representación de hechos o conceptos, realizada de manera formalizada, apta para su comunicación, interpretación o elaboración, bien sea a través de seres humanos o bien por medios automáticos. Los datos por sí solos no ayudan en la gestión de las IES, pero el uso de éstos convertidos en información se transforma en una herramienta en la gestión de las IES (Garita, 2015).
2.1.2. Información
La información es entendida como datos procesados con un significado y se organiza para algún propósito. Estos datos deben ser accesibles, oportunos y precisos. La información es útil cuando se hace uso de ella, pero para ello se requiere buscarla. La información es considerada conocimiento explícito.
2.1.3. Conocimiento
El conocimiento se puede definir como la adquisición personal de significado pertinente a un segmento de la realidad. El conocimiento es un activo de tipo intangible que debe verse como un medio de generación de valor para la organización y como ventaja competitiva (Muñoz, 2017, p. 278). Para Mekhilef, Kelleher, y Olesen (2003) el conocimiento es información a la cual se añade la opinión de expertos, habilidades y experiencia, para dar lugar a un activo valioso que puede usarse para ayudar a la toma de decisiones. Para Almuiñas, Passailaigue y Galarza (2015), la información es el sustento del conocimiento. Siendo los componentes del conocimiento: experiencia, verdad práctica, complejidad, criterio, reglas empíricas, valores y creencias (Davenport, 2001).
En la Figura 1 se presenta de forma gráfica, la pirámide del proceso de transformación de datos a Conocimiento.
Figura 1. Jerarquía de DIKW
Fuente: Tomado de Koohang, Harman y Britz (2008
Existen diferentes categorizaciones del conocimiento que han sido definidas en distintas investigaciones. La OCDE (2000), categoriza el conocimiento en:
Saber el qué (Explícito). Se refiere al conocimiento de hechos, asociado normalmente con la palabra información.
Saber el por qué (Explícito). Se refiere al conocimiento sobre los principios y leyes que rigen la naturaleza, la mente humana y la sociedad, los cuales sustentan el progreso tecnológico y el desarrollo de productos y procesos.
Saber el cómo (Tácito). Se refiere a las habilidades o destrezas para hacer algo. Está relacionado con la capacidad para desarrollar los trabajos por parte de los empleados y por lo tanto resulta fundamental para las actividades económicas.
Saber quién (Tácito). Se refiere a saber quién sabe qué y quién sabe qué hacer, pero también estaría relacionado con la habilidad social para cooperar y comunicarse con diferentes tipos de personas y expertos (OECD, 2000).
2.1.4. Taxonomía del Conocimiento
A pesar de la clasificación que se le ha dado al conocimiento, ha habido una discusión extensa en la literatura sobre la diferencia entre el conocimiento tácito y explícito. Esta clasificación fue propuesta por Polanyi (1966).
El conocimiento tácito se encuentra en la mente de las personas, quienes son las que lo generan. Pero, las personas que la poseen no son conscientes de su existencia, y por lo tanto no se puede expresar explícitamente.
El conocimiento explícito se expresaba mediante palabras, números, diagramas y otros símbolos.
Por ello la importancia de gestionar el conocimiento explícito denominado generalmente gestión de la información, como un factor clave para gestionar el conocimiento.
La distinción entre conocimiento tácito y explícito ha sido comparada metafóricamente como un iceberg, tal como se aprecia en la Figura 2.
Figura 2. Metáfora de los tipos de Conocimiento como un Iceberg
Nonaka y Takeuchi (1995) señalan que existen cuatro procesos de conversión del conocimiento:
Socialización (Conversión de tácito a tácito): Transformación del conocimiento tácito individual a conocimiento tácito individual o a tácito grupal. Es un proceso de compartir experiencias entre las personas, a través de la interacción social. Esto se da cuando, por ejemplo, los estudiantes o ayudantes, trabajan con sus profesores guía, observando lo que hacen, imitando sus acciones y practicando las experiencias compartidas. La socialización se puede llevar a cabo a través de conversaciones donde compartan experiencias e ideas (“cara a cara”, pasear, un compartir, skype, un café, entre otros).
Externalización (Conversión de tácito a explícito): Proceso de articular el conocimiento tácito en conocimiento explícito. El conocimiento tácito se convierte en la base del nuevo conocimiento, expresándose a través de analogías, imágenes, modelos, hipótesis, metáforas, documentos escritos, entre otros. León y Atanasiu (2010), indican que la transformación del conocimiento tácito a explícito se observa en la creación de documentos y libros, entre otros.
Combinación (Conversión de explícito a explícito): Transformación del conocimiento explícito en nuevo conocimiento explícito, a través de la organización de conceptos, es decir, proceso de sistematizar conceptos en un sistema de conocimiento, esto se logra cuando el conocimiento explícito recogido dentro y fuera de la organización se reconfigura, ordena, se añade, se recategoriza y recontextualiza para crear un conocimiento más complejo y sistemático bajo un proceso de combinación. Este tipo de proceso se observa en el intercambio y asociación de documentos, correos electrónicos, informes, artículos científicos, entre otros.
Internalización (Conversión de explícito a tácito): Proceso de transformar el conocimiento explícito en conocimiento tácito, a través del “aprender haciendo”, es decir, aplicando el conocimiento en situaciones prácticas o, en otras palabras, cuando las personas hacen suyo el conocimiento mediante la experiencia. Este proceso se logra, por ejemplo, en experimentación, rotación de funciones, puestos de trabajo, entre otros.
Posteriormente, Nonaka y Toyama (2003), proponen el modelo “SECI” de creación del conocimiento, introduciendo un nuevo concepto, que puede tener similitud con el de “comunidad de práctica”, distinguiéndose de ésta en que la “comunidad de práctica” es el lugar donde sus miembros aprenden el conocimiento existente y embebido en la comunidad; mientras que el primero es el lugar donde se crea el conocimiento. Ver Figura 3.
Figura 3. Modelo SECI de Creación del Conocimiento
Fuente: Tomado de Nonaka y Toyama (2003)
2.2. Gestión del Conocimiento
La GC es un término que ha sido mencionado en la literatura y que ha tenido un alto impacto en la tecnificación y aprendizaje de las organizaciones y de las personas. Sin embargo, no se ha llegado a un consenso respecto a su definición. Se puede decir que el conocimiento es una mezcla fluida de experiencias, valores, información contextual y apreciaciones expertas, que proporcionan un marco para su evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información. Se origina y aplica en las mentes de los conocedores. Por ende, la GC se puede definir como:
Para Senge (1999), el papel de la Gestión del Conocimiento es el generar, organizar, acceder y recuperar conocimiento, para aportarle a la organización métodos y procedimientos de tratamiento de la información, dotando a ésta de valor añadido para responder a los objetivos de ésta, así como métodos para difundirla por cauces adecuados y según las necesidades de cada empresa.
Pina, Romao, y Oliveira (2013) definen GC como una colección de procesos que rigen la creación, diseminación, y aprovechamiento del conocimiento para cumplir los objetivos organizacionales.
Según Gartner (2013), la GC promueve un enfoque de colaboración en la creación, captura, organización, acceso y uso de los activos de información, lo cual incluye el conocimiento tácito o no capturado de las personas.
La GC busca preservar el conocimiento relevante para las organizaciones, es decir, trata de que el conocimiento no se pierda o desaparezca con el tiempo, una vez que los empleados se hayan marchado de la organización.
2.3. El Concepto del Contenido del Conocimiento en las Instituciones de Educación Superior
Para lograr una implementación exitosa de los procesos de Gestión del Conocimiento (GC) se requiere una comprensión clara de tipo de contenido que debe administrarse dentro de un contexto particular, ya que su utilidad difiere entre contextos. El tipo de recurso del conocimiento y su contribución a la creación de valor de ser el punto de partida en la GC (Du Plessis, 2007). Por ende, para que el conocimiento califique como un recurso importante en la organización, éste debe considerarse como de suma importancia o crítico, es decir, debe ser lo más válido y relevante posible.
Las Instituciones de Educación Superior (IES) son casas generadoras del conocimiento, Namdev (2015) las llama “casas del Conocimiento”. Una organización intensiva en conocimiento o casas del conocimiento es “una organización que se encarga de adquirir conocimiento a través de las personas que contrata para así producir conocimiento nuevo a partir de la presentación de un problema complejo y el uso de las habilidades de sus colaboradores para resolver dicho problema, empleando y creando procesos ad hoc e innovando” (Castro, 2013, p. 55). Este conocimiento científico, humanístico, social y tecnológico que genera la organización debe ser compilado y organizado, para luego ser difundido a la sociedad para un mayor crecimiento. Pero el conocimiento que se genera en las IES es producto de sus cuatro funciones, a saber: docencia, investigación, extensión/proyección social y gestión. Lo que implica interactuar con diferentes partes interesadas en el curso de la ejecución de sus mandatos. Cada parte interesada presenta una contribución única en términos de contenido de conocimiento. Por ende, no se pueden excluir ninguna, y en ellas se caracteriza la propuesta educativa, en los diferentes niveles de formación: técnica, tecnológica, profesional, de investigación. La gestión de bases de conocimiento tan diversas se considera de suma importancia para la competitividad de las IES.
En la Tabla 1 se presenta algunas de las áreas del contenido del conocimiento que se consideran relevantes para las IES.
Tabla 1. Contenido de Conocimiento Relevante para las IES
Fuente: Tomado y adaptado de Turyasingura (2011, p. 45)
Se destaca que cada personal dentro de la institución genera un conocimiento que posee diversas formas y fuentes: libros, artículos de revistas, tesis o disertaciones, informes técnicos, informes indagaciones, estudios de casos, patentes, seminarios, congresos, el desarrollo de métodos y normas de prueba, diferentes comunicaciones académicas, entre otros (Namdev, 2015, p. 163).
El conocimiento fluye de profesores a estudiantes, creando nuevo conocimiento, pero también se observa en sus actividades de investigación y extensión, en su difusión hacia la sociedad.
Los estudiantes generan conocimiento a través de sus trabajos, informes de proyectos, disertaciones, tesis, informes de pasantías, entre otros.
El conocimiento y experiencia del personal de apoyo, se observa en las mejoras de los procesos, manuales y procedimientos, entre otros.
La mayoría de este conocimiento explícito puede ser publicado y codificado, pero más allá de este conocimiento, también es importa el conocimiento tácito, ese que no se puede registrar adecuadamente.
En la Figura 4, se presenta un resumen del conocimiento por tipo que se genera en las IES, pero no son los únicos.
Figura 4: Conocimiento por tipo generado en las IES
Fuente: Tomado y adaptado de Rodríguez y Yáber (2015, p. 120)
Lo importante, además de saber el tipo de conocimiento generado por las IES, es que se debe tener una estrategia de GC que permita abordar todo el conocimiento generado.
La literatura señala que existen dos estrategias: a) enfocada a la codificación y b) a la socialización. Y si éstas se combinan, se podría obtener mejores resultados.
a) La Estrategia de Codificación: busca recolectar el conocimiento explícito y que se encuentra en repositorios, donde se puede acceder a él fácilmente. Esta estrategia puede implementarse y manejarse desde la Web, mostrando la información relevante y organizada. Revelando el conocimiento explícito producido en la institución para el conocimiento de todos.
b) La Estrategia de Socialización: buscar captar el conocimiento que está estrechamente asociado con la persona que lo ha producido o desarrollado y se comparte directamente de persona a persona o a través de la comunicación, utilizando las tecnologías de información (Bosua y Venkitachalam, 2013). Esta estrategia busca fomentar y facilitar la gestación de comunidades de conocimiento en torno a temas de importancia de los grupos o profesionales determinados o con intereses comunes. Mediados por servicios Web y herramientas digitales que estimulen y faciliten la formación del capital social.
Como puede observarse, existe un sinfín de conocimiento que podría perderse o desecharse, si el personal deja la institución, por lo que la organización desaprovecharía toda aquella experiencia acumulada a lo largo de los años por su personal, todo esto en detrimento de la misma organización.
Se resume que existen numerosas fuentes de contenido de conocimiento que son rele vantes para las IES, incluidos los estudiantes, otras instituciones de educación superior, el mercado laboral, el personal interno y los procesos internos. Una comprensión del contenido de conocimiento que existe en dicho contexto ayuda a determinar qué conocimiento debe administrarse de manera efectiva para generar beneficios para la organización. El contenido que se considera crítico para satisfacer las necesidades de la organización debe integrarse con todos los procesos de la organización, a los fines de la GC.
2.4. Gestión del Conocimiento en las Instituciones de Educación Superior
De acuerdo con Naranjo, González y Rodríguez (2016) la teoría de la GC en las IES “establece tres áreas de reflexión: la identificación de prioridades de investigación, el estudio del capital intelectual y de los intangibles de las instituciones, y la proyección de la universidad en su entorno para propiciar la apropiación social del conocimiento” (p. 161).
La principal misión de la GC es la de crear y fomentar un ambiente donde el conocimiento y la información disponibles en una organización sean accesibles y puedan ser usados para estimular la innovación y mejorar la toma de decisiones (Encina, 2016).
El Badawy y Magdy (2015, p. 96), afirman que la GC en las IES tienen que enfrentar dos grandes problemas, el primero, que los profesores/investigadores consideran que el conocimiento que poseen es una “marca” que lo identifica, por ende, no es libremente compartido; esto puede ser visto de forma normal, ya que la naturaleza de la academia y la importancia que las IES le conceden a la realización de la investigación primaria, hacen que los profesores/investigadores vean al conocimiento como una fuente de diferenciación. El segundo, es que las áreas de las IES están, generalmente, organizadas por áreas funcionales, tales como investigación, desarrollo o marketing, que operan independientemente; implicando que falle el compartir el conocimiento.
Por otra parte, el conocimiento que se genera en las instituciones académicas no se almacena o captura de manera adecuada, más aún, existe conocimiento que no lo conoce nadie y se mantiene como una literatura gris, pudiendo ser útil si se recodifica adecuadamente y se mantiene en la organización (El Badawy y Magdy, 2015, p. 162)
La importancia de la GC en las IES radica en que permite aumentar la calidad y eficiencia en la educación e investigación, para la retención de los mejores profesores e investigadores, para el desarrollo de nuevos planes de estudio, para mejorar la eficiencia de costes, evitar exceder los límites de tiempo y espacio que permite el cumplimiento de las expectativas de los estudiantes en cualquier lugar y en cualquier momento (Namdev, 2015, p. 165), utilizando su mejor recurso, buscando con ello ser más competitivo en esta era de la sociedad del conocimiento y mejorando la calidad de los productos y servicios.
También busca aumentar la retención de los estudiantes, mejorar las tasas de postgrado, hacer uso rentable de la tecnología, para satisfacer la matrícula y transformar el sistema existente basado en transacciones en un sistema que proporcione información y, competir en un entorno donde las instituciones atraviesen las fronteras, para satisfacer las necesidades de los estudiantes de forma continua en cualquier momento y en cualquier lugar (Nawaz y Gomes, 2014).
En este sentido, se puede afirmar que para que exista una adecuada GC ésta debe estar apoyada en la Gestión de la Información (GI), como un facilitador del conocimiento explícito existente en la institución.
La GI representa el proceso mediante la cual una organización captura, recopila, organiza, almacena, controla y difunde información, asegurando que el valor de ésta sea identificada y explotada al máximo (Iuga y Kifor, 2014, p. 32), siendo la clave para sostener la creación y aplicación del conocimiento en las organizaciones. Dado que el conocimiento explícito es entendido como información, se puede decir, que la GI sólo gestiona una parte del conocimiento. La GI gestiona el conocimiento explícito, procedimientos, reglas, entre otros. De allí que el otro conocimiento, difícil de capturar y transferir, no es competencia de la GI, sino de la GC. Tomando en cuenta que la GC está respaldada en los pilares de la GI, éste debe realizarse con calidad, con infraestructura adecuada, respaldando con tecnología la información tácita.
El desarrollo de sistemas integrados de información permitirá captar todo el conocimiento explícito existente en la institución. Lo más difícil es capturar el conocimiento tácito, sin embargo, hoy en día existen herramientas que facilitan la captura de ello.
Por ello que las IES deben voltear la mirada a sistemas que permitan un enfoque global, un sistema de procesamiento distribuido e integrado, buscando un acoplamiento, interconectividad e interdependencia de sus procesos; orientado a los usuarios, es decir, suministrando información requerida en sus puestos de trabajos. Estos sistemas deben integrar los módulos y/o subsistemas que den soporte a las actividades realizadas por académicos, estudiantes, investigadores, unidades de apoyo, unidades académicas, extensión, bienestar universitario o social, biblioteca, fundaciones y parques tecnológico, entre otros. Adicionalmente, deben prestar servicios en red que incluyan: correo electrónico, consulta de bases de datos internas y externas, gestión de documentos, automatización de archivos, e-biblioteca, gestión centralizada de sistemas (estudiantes, académicos, investigadores, personal de apoyo), servidores de información, sistemas de apoyo a decisiones, soluciones de informes, páginas amarillas, entre otros. Por supuesto que nada de esto es posible sin una buena plataforma tecnológica que le de soporte a dichos sistemas. En resumen, un sistema de información debe atender a todos los procesos que generan valor al objetivo de la institución. Todo esto apoyado en la tecnología, ya que facilitaría generar, de manera más expedita, información respecto a estudiantes, académicos, investigadores, personal de apoyo, entre otros.
Por otro lado, la GC busca la creación de espacios favorables para compartir y distribuir la información entre todos los miembros de la organización en aras de que ellos puedan utilizarla y convertirla en conocimiento individual y posteriormente en conocimiento organizacional; así como desarrollar capacidades institucionales para enfrentar problemas cada vez más complejos, siendo un proceso continuo de creación de valores e intangibles. Esto es, la estrategia enfocada y centrada en el ser humano, haciendo énfasis en las interacciones interpersonales, a través del contacto “cara a cara”, también se puede apoyar en las TIC, utilizando las redes sociales e intercambio “cara a cara”, buscando la adquisición e intercambio de conocimiento de manera informal (Choi y Lee, 2002).
2.5. Características Básicas de un Modelo de Gestión del Conocimiento
De acuerdo con openkm (2018), un modelo de GC debe poseer las siguientes características:
- Favorecer la conectividad entre sistemas (bases de datos, correo electrónico, entre otros).
- Crear una red de trabajo o comunidades prácticas para compartir el know-how.
- Identificar las personas con intereses o disciplinas comunes (gestión de recursos).
- Identificar la forma de capturar lo que se ha aprendido para reutilizarlo (conocimiento tácito).
- Gestionar la evolución del know-how (capital intelectual).
- Favorecer una cultura dentro de la organización que incentive la creación de redes entre personas y el trabajo colaborativo (gestión de recursos humanos).
- Establecer procesos para distribuir automáticamente la información cuando se produce a aquellas personas que pueden tener interés en hacer uso de ésta.
- Eliminar barreras que impiden que la información se comparta.
- Acceso universal a la información.
- Implantar herramientas que permitan conectar personas y procesos.
- Identificar líderes de conocimiento en los lugares clave (identificar ventajas competitivas).
- El sistema debe ser flexible permitiendo adaptarse a los procesos cambiantes dentro de la organización (aprendizaje organizacional). El modelo debe ser renovado.
- Establecer estrategias para codificar el conocimiento.
- Establecer procesos para transferir el conocimiento.
- Identificar responsabilidades y competencias.
- Establecer procesos para identificar automáticamente la información (ventajas competitivas).
- Favorecer la integración de sistemas (bases de datos, correo electrónico, entre otros).
3. CONCLUSIONES
Las principales conclusiones que se deducen de este estudio:
- evidencia la importancia del conocimiento como creación de valor agregado en productos, servicios y procesos, en las IES, actualizándose de acuerdo con los requerimientos y actualizaciones de la revolución tecnológica y la información.
- Las IES deben velar por captar y almacenar el conocimiento relevante de la institución, en pro de continuar con sus procesos vitales.
- La Gestión de la Información se vislumbra como un factor determinante de la Gestión del Conocimiento, pero no es el único factor.
- Se resalta la relevancia de los activos de información/conocimiento que, aunque hoy en día no tenga un valor tangible, es una manera de asegurar su mejor uso en el tiempo, lo cual genera per se valor corporativo y ventaja competitiva.
- La Gestión de Conocimiento en las IES es una herramienta que permite gestionar los activos relevantes, trae consigo indudablemente cambios en la Cultura Organizacional, los cuales, incidirán en innumerables beneficios para la institución, pero sin descartar las dificultades que se podrían generar durante el transcurso de su aplicación.
- Para que las IES funcionen como un todo integrado, necesita una infraestructura de TI que maneje adecuadamente todos los procesos institucionales y funciones administrativas y que también respalde la toma de decisiones estratégicas por parte de la administración, y, por otro lado, integrar herramientas que potencien el intercambio de conocimiento como un componente del desarrollo social.
- El componente social es un mecanismo de intercambio efectivo, ese contar historias, un café, una reunión, son herramientas que facilitan el intercambio y transmisión del conocimiento.
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